BPM (business process management) es el concepto de gestión de procesos de una organización, que considera los procesos de negocio como un recurso especial de la empresa. La gestión implica la capacidad de adaptar y cambiar los procesos con la ayuda de software especializado (sistemas BPM), con el uso de la anotación BPMN.
La abreviatura BPMS (Business Process Management System) es un software para implementar el concepto BPM. Básicamente, cualquier sistema de creación y gestión de procesos empresariales se considera un BPMS.
Mediante la aplicación del concepto y la tecnología de la gestión de procesos empresariales, la empresa persigue los siguientes objetivos:
Velocidad
Aumentar la velocidad de ejecución del proceso, mediante la regulación clara de la ejecución, la automatización de los procesos rutinarios. Aumento de la productividad del personal mediante la automatización de las tareas rutinarias.
Calidad
El cumplimiento de las normas y reglamentos aumenta la calidad del resultado final del proceso empresarial. Disminución del número de errores asociados al factor humano en la ejecución del proceso.
Flexibilidad
Preparación de las empresas para cambiar y escalar rápidamente los procesos empresariales en un mercado en constante cambio y optimización de costos. También es pertinente para las empresas en desarrollo en las que los procesos apenas se están construyendo.
Control
Creación de indicadores para el análisis de los procesos empresariales: costos por proceso, tiempo de ejecución, utilización de recursos. El uso de las estadísticas se realiza la optimización y el ajuste del proceso a los puntos de referencia.
Además de los propósitos de aplicación mencionados y generalmente aceptados, una empresa también puede perseguir objetivos individuales. Por ejemplo, la optimización del personal gracias a la automatización o la liberación de los gestores de las tareas rutinarias (registrar un nuevo cliente, rellenar la tarjeta de un cliente, preparar los documentos, etc.).
Componentes del BPM
Los componentes del sistema de gestión corresponden a las etapas del ciclo de vida de un proceso empresarial:
- Diseño (desarrollo)
- Ejecución
- Seguimiento (análisis)
Cada etapa requiere sus propios componentes en BPM, a continuación, los analizamos en detalle:
Diseño
Esta fase la actúan los analistas de negocio utilizando el diseñador gráfico incorporado en el sistema BPM. El diseño con ayuda de diagramas de flujo se considera la opción más popular, que puede analizarse y ajustarse rápidamente. En esta fase, se elaboran la lógica empresarial y la secuencia de pasos. También se definen los insumos necesarios para iniciar el proceso y los usuarios que los proporcionan.
Ejecución
Esta etapa es responsabilidad del núcleo BPM, a veces llamado motor (BPM Engine). Este núcleo comienza el proceso, controla la etapa de ejecución, cambia de estado, ejecuta las transiciones entre etapas, etc. Además, el motor BPM ofrece la posibilidad de integrar servicios de terceros, complementos para acceder e interactuar con la base de datos. El rendimiento del núcleo determina la velocidad de ejecución del sistema y de los procesos. Asimismo, el núcleo no debe ralentizarse cuando se amplían y ejecutan varios procesos al mismo tiempo.
Seguimiento
El seguimiento de un proceso empresarial permite realizar rápidamente cambios para optimizarlo, identificar los pasos problemáticos y a los participantes. El gestor puede ver rápidamente en qué fase se encuentra el proceso y quién está detrás de él. Además, un práctico panel gráfico ofrece información sobre los procesos más populares, la duración, etc. Se puede añadir información sobre los profesionales más ocupados.
