Un proyecto es un conjunto de actividades o tareas, unidas por objetivos comunes y con un plazo determinado. El objetivo principal de un proyecto puede ser crear un nuevo servicio o producto, o conseguir otros resultados.
El project management es una forma de organizar el trabajo dentro de una empresa para alcanzar de la mejor manera posible las metas y objetivos, mantenerse dentro del presupuesto, cumplir los plazos y satisfacer otros requisitos del proyecto.
Si observamos el ciclo de vida de cualquier empresa, un proyecto se define como una acción que se distingue de otros procesos. En otras palabras, cualquier proceso que requiera un control adicional puede llamarse proyecto.
Una actividad puede denominarse proyecto si cumple dos atributos:
- Minimización de los riesgos de consecuencias negativas para la empresa. En algunos casos, las tareas que, aunque no sean únicas, son extremadamente importantes para el futuro de la empresa se asignan a un proyecto separado y, por tanto, requieren una atención adicional. Por ejemplo, una organización quiere participar en un programa gubernamental para obtener financiación. De esta tarea debería encargarse el departamento financiero, pero si los resultados del proyecto son negativos, la empresa puede perder su fuente de financiación. Así que la dirección puede decidir separar la tarea en un proyecto independiente, utilizando herramientas de gestión de riesgos.
- Gestión de recursos humanos. Para pasar a la gestión y formar un equipo de especialistas, es importante fijar inicialmente el objetivo correcto y determinar cómo conseguirlo. Algunas tareas de gestión de proyectos pueden llevarse a cabo con éxito coordinando el trabajo de diferentes departamentos. En estas situaciones, los empleados de algunos departamentos pueden no informar a sus supervisores. Para lograr la máxima eficacia, es mejor separar estas tareas en un proyecto independiente.
Para resolver las tareas del proyecto es necesario actuar en función de las prioridades de una empresa concreta y comprender que el sistema no funciona por sí solo: se necesita un jefe de proyectos competente.
Objetivos de project management
El concepto principal de las actividades del proyecto es llevar a cabo actividades que tengan como objetivo alcanzar una meta final y cumplir con los requisitos establecidos. Para ello se pueden utilizar varios métodos y herramientas adecuadas.
En resumen, los objetivos de la gestión de proyectos se reducen a obtener los máximos resultados con el mínimo tiempo y gasto financiero. Cuando un proyecto está empezando, es importante definir las metas de la empresa, para entender qué objetivos ayudarán mejor a alcanzarlas.
Las posibles opciones para las tareas que hay que realizar para lograr los objetivos de la gestión del proyecto son:
- Establecer la gestión del flujo de trabajo
- Asignar las cargas de trabajo de manera eficiente para que las tareas puedan completarse a tiempo
- Analizar los costes y reducirlos cuando sea posible
- Controlar el uso racional de los recursos
En el project management, es importante encontrar un equilibrio entre lo siguiente: rentabilidad, eficiencia en el tiempo y cumplimiento de los criterios de calidad.
¿Por qué es necesario el project management en una empresa?
El project management puede considerarse una herramienta para alcanzar objetivos estratégicos. Este enfoque permite identificar las áreas importantes que son prioritarias para el desarrollo de la empresa, repartirlas correctamente entre los empleados y asignar los recursos necesarios para alcanzarlas.
Las ventajas del project management son:
- Control sobre cada etapa del trabajo
- Un sistema de motivación transparente para los empleados que participan en el proyecto
- La capacidad de establecer prioridades y formular objetivos
- Minimización de la burocracia y rapidez en la toma de decisiones
- Optimización de los recursos financieros y de otro tipo
- La rápida identificación de los riesgos y su prevención
- Criterios uniformes para la evaluación del rendimiento
Mediante el project management, una organización puede fragmentar el proceso de trabajo en partes discretas, controlar el gasto presupuestario, fijar plazos y hacer un seguimiento de los resultados obtenidos en cada etapa. Una vez finalizado el trabajo del proyecto, se pueden evaluar los resultados, tanto por procesos como en el contexto global de un proyecto concreto.
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