El proceso de toma de decisiones en una organización es un proceso creativo, cuya finalidad es obtener los resultados de las actividades específicas de los directivos, que constituyen la base de la gestión.
La toma de decisiones
La toma de decisiones es una parte importante de la actividad administrativa. La decisión es la pieza clave de la labor directiva, y el proceso de toma de decisiones es la forma de lograr este resultado.
Análogamente a los procesos de comunicación, la toma de decisiones afecta a todos los aspectos de la gestión. Al igual que el intercambio de información, la toma de decisiones es una parte integral de todas las funciones de gestión general.
En el curso de la gestión de una organización, los directivos de diversos niveles toman decisiones, dado que las decisiones suelen afectar a unidades o incluso a toda la empresa más que a individuos, el proceso de adopción de decisiones se formaliza.
La toma de decisiones dentro de una organización se puede caracterizar de la siguiente manera:
- Una actividad humana consciente con propósito.
- Un comportamiento que se basa en orientaciones de valores y hechos.
- Un proceso de interacción entre los miembros de una organización.
- Una elección de alternativas dentro del estado político y social del entorno de la organización.
- Un componente del proceso de gestión global.
- Un elemento inevitable del trabajo diario de los directivos.
- Una parte integral del desempeño de todas las demás funciones directivas.
Rasgos característicos de las decisiones de gestión:
- Voluntad
- Dirección
- Propósito
- Concreción
La toma de decisiones como tal no es un fin en sí mismo para un gerente. La tarea del gerente no es sólo elegir una alternativa, sino a través de esta elección lograr resolver un problema. Esto a menudo requiere tomar (y aplicar) no una sola decisión, sino toda una secuencia de decisiones.
Así pues, el requisito previo más importante para tomar una decisión de gestión es la aparición de un problema.
Un problema es una situación caracterizada por una discrepancia entre los estados existentes y deseados del subsistema gestionado, que impide su normal funcionamiento o desarrollo.
En el contexto de la toma de decisiones en una organización, la noción de un sujeto (el responsable de la toma de decisiones) desempeña un papel fundamental. Es importante distinguir entre los encargados de la toma de decisiones y los expertos que suelen participar en las diversas etapas de la toma de decisiones.
Una decisión puede tomarse colectivamente, en cuyo caso el responsable de la decisión no es un gerente específico, sino un grupo de personas. En este caso, sus intereses, la información disponible y la influencia en el proceso de adopción de decisiones pueden ser diferentes o coincidir total o parcialmente. Independientemente de esto, todos actúan como un grupo de decisión. Los expertos, por otra parte, funcionan como fuentes de información.
Etapas del proceso de toma de decisiones en una organización
Una decisión no es un acto momentáneo; es el resultado de un proceso que se desarrolla a lo largo del tiempo y tiene una cierta estructura. Lo que permite formular la siguiente definición:
El proceso de toma de decisiones es una secuencia cíclica de acciones llevadas a cabo por un sujeto de gestión con el fin de resolver los problemas de la organización, e incluye el análisis de la situación, la generación de alternativas, la toma de decisiones y la organización de su aplicación.
Principales etapas del proceso:
Análisis de la situación
Antes de analizar la situación de la gestión, es necesario reunir y procesar una cantidad bastante grande de información. En esta etapa, la organización percibe el entorno externo e interno. Los gerentes y especialistas reciben información sobre los principales factores del entorno externo y el estado de la organización. Luego se clasifica y analiza la información, se comparan los valores reales de los parámetros controlados con los valores previstos y planificados.
Identificación del problema
Antes de comenzar a resolver un problema, es necesario diagnosticarlo o identificarlo completa y correctamente. No es por nada que se cree que formular un problema correctamente supone estar a medio camino de resolverlo. Un problema no es sólo cuando no se logran los resultados previstos, sino también cuando hay una oportunidad de mejorar potencialmente la eficacia.
Definición de los criterios de elección
El gerente debe conocer claramente los indicadores con los que se comparan las alternativas y se selecciona la mejor de ellas. A menudo los criterios se contradicen entre sí, por lo que es necesario introducir algunos factores de ponderación asociados a la importancia de cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando se compra equipo, el costo, el tiempo de entrega, el costo de los consumibles y el rendimiento pueden ser importantes. Por regla general, el equipo más eficiente con un plazo de entrega más corto será más caro que aquellos de menor productividad o de un tiempo de entrega más prolongado, por lo que para las diferentes organizaciones puede ser más importante tener un equipo diferente en distintas condiciones.
Desarrollo de alternativas
El siguiente paso es desarrollar un conjunto de alternativas para resolver el problema. El caso ideal es cuando se pueden encontrar todas las formas posibles de resolver el problema. Entonces se puede estar seguro de que no se pierde el camino óptimo. Pero en la práctica los directivos no tienen (y no pueden tener) tanto tiempo para formular todas las formas posibles de lograr el resultado.
Elección de una alternativa
Todas las alternativas posibles elaboradas se comparan según los criterios seleccionados y se elige la mejor alternativa.
Coordinación de soluciones (para procesos de grupo)
Cuando las decisiones se toman en grupo, se requiere consenso o negociación entre las partes implicadas para asegurar la coherencia de la decisión final.
Gestión de la aplicación
En esta etapa se determina un conjunto de obras, recursos, plazos e interpretaciones para ejecutar la decisión.
Supervisión y evaluación de los resultados
Este paso sirve para proporcionar retroalimentación. Permite evaluar si la decisión fue efectiva y qué ajustes pueden realizarse para mejorar los procesos futuros.
Preguntas frecuentes sobre la toma de decisiones en las organizaciones
- ¿Qué significa tomar decisiones en una organización?
Es el proceso mediante el cual los directivos eligen la mejor alternativa para resolver un problema o aprovechar una oportunidad dentro de la empresa. - ¿Por qué es importante la toma de decisiones?
Porque influye directamente en los resultados de la organización, en su crecimiento y en la eficiencia de sus operaciones diarias. - ¿Quién toma las decisiones en una empresa?
Dependiendo del nivel jerárquico, las decisiones pueden ser tomadas por directivos, mandos medios o equipos de trabajo, según el tipo de decisión y su impacto. - ¿Qué tipos de decisiones existen?
Existen decisiones estratégicas, tácticas y operativas. Las primeras afectan a toda la organización; las tácticas se enfocan en áreas específicas, y las operativas en tareas diarias. - ¿Cómo se puede mejorar la toma de decisiones?
Mediante el análisis de datos, la comunicación efectiva, la participación del equipo y el uso de herramientas tecnológicas que faciliten la evaluación de alternativas. - ¿Qué papel juegan los valores en la toma de decisiones?
Los valores guían el comportamiento ético de la organización, asegurando que las decisiones se tomen de manera responsable y coherente con su misión y visión. - ¿Qué errores son comunes al tomar decisiones?
La falta de información, los prejuicios, la toma impulsiva y la resistencia al cambio son errores frecuentes que pueden afectar la calidad de las decisiones. - ¿Cómo se manejan los desacuerdos en la toma de decisiones grupales?
Mediante la comunicación abierta, la negociación y la búsqueda de consenso, priorizando los objetivos comunes de la organización. - ¿Por qué se habla de la toma de decisiones como un proceso continuo?
Porque las decisiones no terminan con su ejecución; deben revisarse y evaluarse para mejorar las futuras acciones. - ¿Qué herramientas ayudan en la toma de decisiones?
Algunas herramientas útiles son el análisis FODA, el árbol de decisiones, la matriz de priorización y los sistemas de apoyo a la decisión.
